Od 2022 roku w Niemczech istnieje możliwość całkowicie zdalnego zakładania spółek kapitałowych – GmbH oraz UG (haftungsbeschränkt). Pierwsza ze wspomnianych spółek jest odpowiednikiem polskiej spółki z o.o. UG natomiast to jest spółka-podtyp GmbH o niskim kapitale zakładowym, który może wynosi 1 euro. Do UG stosuje się zasadniczo przepisy dotyczące GmbH.
Akt notarialny online – w całości albo w części
Założenie spółki GmbH może odbyć się w całości lub częściowo drogą elektroniczną – z fizycznym udziałem w kancelarii notarialnej. W praktyce daje to większe możliwości dla obywateli innych państw UE aby w sposób zdalny założyć spółkę online w Niemczech. Do założenia spółki w drodze aktu notarialnego online potrzebne są: rejestracja na portalu Bundesnotarkammer, urządzenie z kamerą i mikrofonem oraz urządzenie z zainstalowaną aplikacją mobilną Bundesnotarkammer (telefon, tablet).
Akt notarialny odbywa się za pośrednictwem wideokonferencji – wykorzystywany jest wyłącznie system wideokomunikacji Bundesnotarkammer. System ten może być również wykorzystywany do bezpiecznego przesyłania dokumentów. Poza tym notariusz przy akcie notarialnym online ma takie same obowiązki jak przy standardowo podejmowanych czynnościach, m.in. odczytanie na głos tekstu dokumentu.
Istotnym etapem aktu notarialnego online jest weryfikacja tożsamości stron. W tym celu fotografia jest odczytywana z chipa dowodu osobistego osób uczestniczących w akcie. Do weryfikacji niezbędne jest skorzystanie z aplikacji Bundesnotarkammer odczytującej dane z dowodu. Jednocześnie procedura identyfikacji, w której np. dowód osobisty jest pokazywany w kamerze internetowej, jest niedopuszczalna.
Akt notarialny online – ograniczenia
Co istotne od 1 sierpnia 2023 r. wkładem do spółki zakładanej aktem notarialnym online może być wkład niepieniężny (np. nieruchomość). Koszty rejestracji spółki online są zasadniczo zbliżone do kosztów tradycyjnej procedury notarialnej. Z drugiej strony akt notarialny online nie pozwoli wspólnikom na zmianę umowy spółki, chyba że wszyscy wspólnicy chcą podjąć jednomyślną uchwałę o zmianie umowy spółki.
Podsumowanie
Elektroniczne akty notarialne wydają się dość atrakcyjnym rozwiązaniem. W szczególności, gdy nie ma sporu między stronami (np. gdy wszyscy wspólnicy chcą zmienić umowę spółkę i uczestniczą osobiście w czynnościach notarialnych).
Z drugiej strony wydaje się, że cyfryzacja czynności notarialnych potencjalnie rodziłaby większe ryzyka niż w przypadku ich „fizycznego” przeprowadzania. W tym kontekście warto mieć na uwadze, że notariusz w Niemczech może odmówić podjęcia czynności notarialnych online jeżeli nie może zapewnić wykonania obowiązków urzędowych. Zatem w przypadku dostrzeżenia „sporu w tle czynności notarialnych”, w szczególności przy braku bezpośredniego udziału osób, które potencjalnie mogłyby być poszkodowane czynnością notarialną, istnieje podstawa do zapewnienia (większego) bezpieczeństwa realizowanym czynnościom.