Polskie regulacje coraz częściej umożliwiają zdalne uczestniczenie i podejmowanie uchwał w spółkach. Taka sytuacja może mieć miejsce także w radach nadzorczych spółek z o.o. Na zdalne podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą ma wpływ także najnowsza nowelizacja KSH – prawo holdingowe.
Zdalne uczestnictwo w posiedzeniu a zdalne uchwały
Od 2020 r. istnieje możliwość uczestniczenia w posiedzeniach rady nadzorczej z wykorzystaniem Internetu. Ewentualna niedopuszczalność takiego sposobu organizacji posiedzeń rady nadzorczej może wynikać wyłącznie z postanowień umowy spółki. Co istotne, KSH umożliwia członkom rady nadzorczej nie tylko zdalne uczestnictwo w posiedzeniu rady nadzorczej spółki z o.o. Możliwy jest także w pełni zdalny tryb pracy rady nadzorczej. W takim przypadku „fizyczne” posiedzenie rady nadzorczej (w konkretnym miejscu) nie odbywa się, a rada nadzorcza podejmuje uchwały przy wykorzystaniu Internetu. Dla porównania warto wskazać, że taka możliwość aktualnie nie przysługuje wspólnikom spółki z o.o. – wspólnicy mogą wyłącznie uczestniczyć zdalnie w zgromadzeniu, które się „fizycznie” odbywa.
Podejmowanie zdalnych uchwał
Istotną kwestią są zasady podejmowania uchwał w sposób zdalny. Po pierwsze, najnowsza nowelizacja KSH – prawo holdingowe – przesądza, że uchwały rady nadzorczej, w tym uchwały podejmowane zdalnie, członkowie rady nadzorczej podejmują bezwzględną większością głosów. Umowa spółki może określać jednak inne wymogi w tym zakresie. Rada nadzorcza może podejmować uchwały przez Internet także w sprawach, dla których umowa spółki przewiduje głosowanie tajne – o ile żaden z członków rady nadzorczej nie zgłosi sprzeciwu.
Uchwała podejmowana zdalnie (tj. bez organizowania fizycznego posiedzenia) jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały i co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. W przypadku uchwał podejmowanych na posiedzeniu ze zdalnym uczestnictwem niektórych członków, uchwała może być podjęta, jeżeli jest obecna co najmniej połowa członków, a wszyscy członkowie zostali zaproszeni.
Protokołowanie zdalnych uchwał
Co także istotne, wchodzące w życie w październiku 2022 r. prawo holdingowe sankcjonuje to, że uchwały rady nadzorczej podejmowane zdalnie należy protokołować. Zgodnie z ww. nowelizacją, do protokołowania uchwał rady nadzorczej należy odpowiednio stosować przepisy dotyczące protokołowania uchwał zarządu. Oznacza to, że protokół powinien zawierać m.in. porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Pod protokołem powinien podpisać się przynajmniej członek rady nadzorczej zarządzający głosowanie nad uchwałą. Umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej mogą określać inne wymogi w tym zakresie.
Podsumowanie
Kodeks spółek handlowych daje spółce z o.o. narzędzia umożliwiające sprawne działanie rad nadzorczych – także w sposób zdalny. Domyślnie dopuszczalne jest uczestniczenie i podejmowanie uchwał w sposób zdalny. Nieobecność członków rady nadzorczej przy podejmowaniu uchwał powinna być zatem wyjątkiem. Warto jednocześnie zwrócić uwagę, że na zdalne podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą istotny wpływ może mieć umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej.
W przypadku pytań – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal