W Ministerstwie Sprawiedliwości postępują prace nad projektem nowelizacji kodeksu spółek handlowych. Celem projektu nowelizacji jest liberalizacja formy wymaganej dla (1) zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. oraz (2) dla pełnomocnictwa do uczestniczenia i głosowania na zgromadzeniu wspólników.
Zwołanie zgromadzenia wspólników i udzielenie pełnomocnictwa – aktualne wymogi
Zgodnie z art. 238 § 1 k.s.h. zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o. (zawiadomienie o nim wspólników) wymaga obecnie zachowania formy pisemnej. Wymóg ten ma szczególne znaczenie praktyczne w przypadku zagranicznych udziałowców – może on istotnie wydłużać procedurę doręczania zaproszeń oraz generować dodatkowe koszty. W ocenie projektodawców tradycyjna forma pisemna, rozumiana jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest w praktyce nadmiernie rygorystyczna.
Forma pisemna jest również wymagana dla pełnomocnictwa do uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników sp. z o.o.
Założenia zmian
Proponowane zmiany zakładają dopuszczenie formy dokumentowej zarówno dla pełnomocnictwa, jak i dla zaproszenia na zgromadzenie wspólników. Forma dokumentowa, uregulowana w art. 77² Kodeksu cywilnego, pozwala na złożenie oświadczenia woli w dowolnej utrwalonej postaci (np. e-mail, plik w formacie .pdf), pod warunkiem że możliwa jest identyfikacja osoby składającej oświadczenie.
Zmiana ta umożliwi korzystanie z komunikacji elektronicznej, co odpowiada realiom współczesnego obrotu gospodarczego. W praktyce oznacza to możliwość wysłania zaproszenia na zgromadzenie drogą mailową, np. w postaci skanu lub pliku .pdf. Jednocześnie przepisy pozostawiają spółce możliwość wprowadzenia w umowie spółki surowszych wymagań co do formy czynności.
Od kiedy będzie możliwe korzystanie z lżejszych wymogów?
Nowe przepisy mają znaleźć zastosowanie do zawiadomień wysłanych wspólnikom po wejściu w życie projektowanej ustawy oraz do pełnomocnictw udzielonych po tej dacie.
Co istotne, projektowane zmiany nie nakładają na spółki z o.o. obowiązku dostosowania ani zmiany umów spółki. Ewentualna modyfikacja może nastąpić wyłącznie dobrowolnie – jeżeli wspólnicy zechcą skorzystać z nowych uprawnień.
Podsumowanie
Proponowane zmiany mają oczywiste plusy – potencjalnie zmniejszają koszty zwoływania zgromadzenia wspólników w sp. z o.o. Zmiany te wpisują się też w szerszy trend polegający na obniżaniu wymogów związanych z dokonywaniem czynności. Z drugiej należy mieć na uwadze zapewnienie bezpieczeństwa obrotu (czy zgromadzenie wspólników rzeczywiście jest zwoływane przez odpowiednie osoby, czy pełnomocnictwa udzieliła właściwa osoba). W tym kontekście oraz w świetle upowszechnienia się kwalifikowanego podpisu elektronicznego – być może warto rozważyć inną regulację. Przykładowo, aby w przypadku gdy oświadczenie jest składane w postaci elektronicznej, musi być ono złożone przy wykorzystaniu QES.
Więcej informacji o projekcie: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12405352
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęcam do kontaktu: kontakt@spolkawsieci.pl