Polskie przepisy umożliwiają wspólnikom spółki z o.o. uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Jednocześnie nadal takie zgromadzenie wspólników musi odbywać się „fizycznie” na terytorium Polski. Tym miejscem może być miejscowość, w której jest zarejestrowana siedziba spółki albo inne miejsce w Polsce, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę.
Innymi słowy – zgromadzenie wspólników spółki z o.o. ze zdalnym udziałem wspólników musi odbywać się w sposób hybrydowy. To oznacza, że w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników nadal należy oznaczyć m.in. miejsce zgromadzenia wspólników na terytorium Polski. Tym samym spółka nadal ma obowiązek organizacji zgromadzenia wspólników w konkretnym miejscu. W tym „fizycznym” miejscu powinni znajdować się zasadniczo co najmniej przewodniczący zgromadzenia wspólników i protokolant. Przy znacznej liczbie wspólników – co jednak w przypadku spółek z o.o. jest raczej rzadkością – organizacja takiego zgromadzenia stanowi pewne wyzwanie organizacyjne, także z perspektywy kosztów.
Szwajcarskie prawo spółek a wirtualne zgromadzenie wspólników
Interesujące w kontekście polskich regulacji są zmiany wprowadzone w szwajcarskim prawie spółek. Od połowy 2020 r. (pandemia COVID) tymczasowo, a od 2023 r. definitywnie (zmiana szwajcarskiego prawa spółek) szwajcarskie Obligationenrecht przewiduje, że możliwe są w pełni wirtualne zgromadzenia wspólników w GmbH (odpowiednik polskiej spółki z o.o.). Zorganizowanie takiego wirtualnego zgromadzenia wspólników wymaga m.in. odpowiedniego postanowienia umowy GmbH.
Interesujące w szwajcarskich rozwiązaniach jest to, że zwołanie zgromadzenia wspólników w GmbH wymaga wskazania wspólnikom niezależnego pełnomocnika, który w imieniu wspólnika zainteresowanego może wykonywać prawo głosu na wirtualnym zgromadzeniu wspólników. Szwajcarskie przepisy przewidują także, że w przypadku poważnych problemów z przeprowadzeniem wirtualnego zgromadzenia wspólników ze względów technicznych, powinno być ono powtórzone.
Podsumowanie
Można mieć wrażenie, że polskie rozwiązanie, zgodnie z którym wymagana jest fizyczna obecność w jednym miejscu przewodniczącego i protokolanta zgromadzenia, nie zapewniają istotnie większego bezpieczeństwa przebiegu zgromadzenia wspólników niż w pełni wirtualne zgromadzenia. Z drugiej strony, obowiązek zorganizowania zgromadzenia wspólników w sposób fizyczny daje pewien komfort tym, dla których komunikowanie się w szczególności przez Internet stanowi barierę lub trudność. W związku z tym polskie rozwiązanie należy postrzegać jako bardziej inkluzywne niż szwajcarskie. Brak możliwości zorganizowania w pełni zdalnego zgromadzenia wspólników nie wydaje się być istotną barierą organizacyjną dla spółek z o.o., które mają niewielką liczbą wspólników. Ponadto, w przypadku organizacji elektronicznego zgromadzenia wspólników (hybrydowego lub całkowicie zdalnego) wyzwaniem zawsze jest zapewnienie uczestnikom takiego narzędzia (oprogramowania, rozwiązania), które spełnia wymagania dotyczące np. tajności głosu oraz weryfikację tożsamości uczestników.
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęcam do kontaktu: kontakt@spolkawsieci.pl