W transakcjach międzynarodowych ustalenie uprawnienia do reprezentowania spółki jest istotną kwestią. Jednocześnie w obrocie z podmiotami zagranicznymi często nie występują pełnomocnictwa w postaci papierowej lub elektronicznej jakie znamy w Polsce. W szczególności skuteczność zawarcia umowy przez reprezentanta spółki może opierać się np. na stworzeniu wrażenia, że posiada się umocowanie do jej reprezentowania .
W niektórych przypadkach, gdy nawet dysponujemy pełnomocnictwem, utrudnione jest sprawdzenie czy pełnomocnictwo zostało udzielone przez osoby uprawnione. Wynika to m.in. z opłat za dostęp do rejestru spółek, gdzie figurują reprezentanci spółki lub łańcucha pełnomocnictw udzielonych w ramach wielopoziomowej struktury spółki.
Dlatego atrakcyjna jest najnowsza propozycja Komisji Europejskiej, która zakłada stworzenie cyfrowego unijnego pełnomocnictwa dla spółek. Stworzenie europejskiego pełnomocnictwa uprości obrót międzynarodowy, ograniczając trudności związane z apostille lub tłumaczeniem.
Cyfrowe unijne pełnomocnictwo
Zgodnie z propozycją Komisji Europejskiej, standardowe unijne cyfrowe pełnomocnictwo ma mieć wyłącznie postać elektroniczną. Ma to być pełnomocnictwo oparte o wspólny unijny wzór, z którego spółki będą mogły korzystać w sytuacjach transgranicznych. Wzór pełnomocnictwa ma być dostępny na stronach Unii Europejskiej we wszystkich językach Unii.
Unijne cyfrowe pełnomocnictwo trzeba będzie złożyć do sądu rejestrowego, który prowadzi akta rejestrowe spółki. W polskim przypadku oznacza to, że unijne cyfrowe pełnomocnictwo powinno być widoczne w KRS. Państwa członkowskie UE mają zapewnić, że wszelkie zmiany dotyczące pełnomocnictwa oraz jego odwołanie będą widoczne w rejestrze, w którym spółka jest zarejestrowana. Osoby trzecie będą mogły zapoznać się z tym pełnomocnictwem, jeżeli wykażą uzasadniony interes. W ten sposób osoby trzecie będą mogły sprawdzić istnienie tych pełnomocnictw.
Cyfrowe unijne pełnomocnictwo – jak udzielić i odwołać?
Pełnomocnictwo cyfrowe UE powinno zostać sporządzone albo odwołane zgodnie z krajowymi wymogami prawa państwa, na podstawie którego jest ono udzielane. Krajowe wymogi dotyczące sporządzania unijnego cyfrowego pełnomocnictwa obejmują co najmniej weryfikację tożsamości osoby udzielającej pełnomocnictwa, jej zdolności prawnej i upoważnienia do reprezentowania spółki.
Państwa członkowskie UE mają zapewnić możliwość udzielania pełnomocnictwa za pośrednictwem usług zaufania, o których mowa w rozporządzeniu eIDAS. To oznacza, że także samo udzielenie pełnomocnictwa ma odbywać się w sposób cyfrowy. Dzięki temu zapewnienia na pełnomocnictwie będzie można realnie polegać w sytuacjach transgranicznych.
Podsumowanie
Różnice w państwach UE w zakresie przyzwyczajeń, zaufania oraz regulacji prawnych mają istotny wpływ na sposób udzielania pełnomocnictw oraz ich weryfikowania. Warto wskazać, że w szczególności w Europie Środkowo-Wschodniej zasadniczo obowiązuje „kult” pełnomocnictwa. Do niedawna związany z tym był również „kult” dołączania odpisów KRS w Polsce.
W związku z tym pozytywnie należy ocenić cyfrowe unijne pełnomocnictwo. Takie pełnomocnictwo faktycznie powinno doprowadzić do zmniejszenia różnic wynikających z porządków prawnych i kultury prawno-biznesowej różnych państw. W konsekwencji zmniejszone powinny zostać również koszty transakcyjne (skrócenie czasu zawarcia umowy).
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęca do kontaktu: kontakt@mijal.legal