Fundacja rodzinna jest nowym rozwiązaniem prawnym, które ma umożliwić wielopokoleniową sukcesję przedsiębiorstw rodzinnych. Fundacja rodzinna ma przede wszystkim chronić majątek fundatora. Przedsięwzięcia gospodarcze mają być realizowane poza fundacją rodzinną (np. przez spółkę kapitałową, w której wspólnikiem jest fundacja).
W tym kontekście pojawia się pytanie, czy fundacja rodzinna jest instytucją, w której istotne decyzje mogą być podejmowane zdalnie – przez Internet?
Fundacja rodzinna – podejmowanie uchwał na posiedzeniu i poza posiedzeniem
Najważniejsze decyzje w fundacji rodzinnej będą podejmowane przez jej organy. Fundacja rodzinna działa przez jej organy, którymi są zarząd, rada nadzorcza oraz zgromadzenie beneficjentów. Zasadą jest, że posiedzenie każdego organu fundacji rodzinnej musi odbyć się „fizycznie” w określonym miejscu. Projekt ustawy dopuszcza jednak domyślnie, że można wziąć udział w posiedzeniu przy wykorzystaniu Internetu. Szczegółowe zasady dotyczące sposobu uczestnictwa powinien określać regulamin tego organu. W szczególności regulamin powinien uwzględniać zasady ochrony danych osobowych uczestników zdalnego posiedzenia. Gdy udział w posiedzeniu jest możliwy przy wykorzystaniu Internetu, w zawiadomieniu o posiedzeniu należy zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym posiedzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały.
Poza tym, uchwała organu fundacji rodzinnej będzie mogła zostać podjęta poza posiedzeniem – przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (Internetu). Oznacza to, że głosowanie nad uchwałą podejmowaną w tym trybie odbywa się w dłuższym okresie (np. przez umożliwienie głosowania nad uchwałą przez kilka dni). Uchwała może zostać skutecznie podjęta przez Internet, w tym trybie jeżeli wszyscy członkowie tego organu zostali prawidłowo zawiadomieni o głosowaniu w taki zdalny sposób.
Fundacja rodzinna – warunki podjęcia uchwały i protokołowanie
Każdy z organów fundacji rodzinnej (zarząd, rada nadzorcza oraz zgromadzenie beneficjentów) może skutecznie podjąć uchwałę, jeżeli w posiedzeniu albo przy podejmowaniu uchwały przez Internet uczestniczyła co najmniej połowa jego członków – z zastrzeżeniem, że zgromadzenie beneficjentów jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim głosów, o ile statut nie stanowi inaczej. Statut może zatem przewidywać surowsze wymagania dotyczące kworum dla każdego z organów fundacji rodzinnej.
Uchwały organu fundacji rodzinnej muszą być protokołowane. W przypadku głosowania na posiedzeniu z udziałem zdalnym, protokół podpisuje co najmniej członek organu fundacji rodzinnej prowadzący posiedzenie i osoba sporządzająca protokół. Można mieć wątpliwości, kto powinien podpisać protokół w przypadku głosowania w pełni zdalnego (poza posiedzeniem). W takim przypadku protokół powinien być podpisany przez co najmniej protokolanta.
Podsumowanie
Przyjęte rozwiązania w projekcie ustawy o fundacji rodzinnej w istotnym stopniu ułatwiają podejmowanie w niej ważnych decyzji. Regulacje przewidują zarówno podejmowanie uchwał na posiedzeniu przy zdalnym uczestnictwie (i głosowaniu) członków, jak również podejmowanie uchwał poza posiedzeniem, w trybie całkowicie zdalnym. Tym samym ustawodawca przyzna zainteresowanym znaczną swobodę wyboru jak mają zapadać uchwały w organach fundacji rodzinnej. Przepisy pozwalające tworzyć fundacje rodzinne mają wejść w życie od 1 lipca 2023 r.
W przypadku pytań – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal