W relacjach B2C wiele umów jest zawieranych w pełni zdalnie. Najczęściej odbywa się to bez składania jakichkolwiek podpisów. W rzeczywistości B2B wciąż jednak obowiązuje kult odręcznego podpisu. Czy ma to racjonalne uzasadnienie?
W konsumenckiej rzeczywistości
Zawieranie umów przez Internet w relacjach B2C odbywa się najczęściej przez wprowadzenie na stronie www naszych danych a następnie akceptację regulaminu. Nie podpisujemy jednak tych umów z wykorzystaniem elektronicznych podpisów. Nie ma jednocześnie wątpliwości, iż takie umowy zostały skutecznie zawarte. To pokazuje, że w rzeczywistości B2C zaakceptowaliśmy to, że umowy zawieramy w sposób w pełni zdalny.
Kiedy niezbędne jest zawarcie umowy w formie pisemnej?
Na pytanie, czy musimy zawrzeć umowę w formie pisemnej powinniśmy odpowiedzieć przez pryzmat tego, do czego jest to potrzebne. Prawo polskie, podobnie jak prawo niemieckie, w niewielu przypadkach wymaga dla ważności umowy formy pisemnej. Wyjątkami w tym zakresie jest w Polsce m.in. umowa o przeniesienie praw autorskich oraz umowa licencji wyłącznej. To w praktyce daje szerokie możliwości zawierania (podpisywania) umów przez Internet.
Elektroniczne podpisy z których możemy korzystać
Złożenie podpisu pod dokumentem przez osoby reprezentujące kontrahenta oznacza, że kontrahent akceptuje zawarte w nim warunki. Rozporządzenie unijne eIDAS wskazuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych, z których możemy korzystać:
- Zwykły podpis elektroniczny (standard electronic signature; SES);
- Zaawansowany podpis elektroniczny (advanced electronic signature; AES);
- Kwalifikowany podpis elektroniczny (qualified electronic signature; QES).
Który z podpisów wybrać? Zwykły podpis elektroniczny
Zwykłym podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS jest każdy podpis, który pozwala drugiej stronie umowy na stwierdzenie „kto się podpisał”. Przykładowo, wpisanie imienia i nazwiska pod e-mailem jest „zwykłym” podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS. Taki podpis powinien znaleźć się pod treścią na którą się zgadzamy (czyli tym, co ma zostać „podpisane”). Z wykorzystaniem SES zawierane są w praktyce umowy o nieznacznej wartości oraz o niskim ryzyku dla stron.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Zaawansowany podpis elektroniczny (AES) daje istotnie większe przekonanie niż podpis typu SES, że osoba której podpis umieszczono w dokumencie rzeczywiście podpisała taki dokument. Osoby korzystające z podpisu typu AES mogą złożyć taki podpis tylko przy użyciu danych nad którymi mają kontrolę.
Wiarygodność zaawansowanego podpisu elektronicznego bazuje na stworzeniu dla korzystającego „cyfrowej tożsamości” oraz posługiwaniu się dwoma kluczami – publicznym i prywatnym. Ich stosowanie pozwala na kodowanie i odkodowanie wiadomości; ten mechanizm opisuje w uproszczony sposób grafika poniżej:
Co istotne, wykorzystanie podpisu typu AES pozwala na stwierdzenie ewentualnej zmiany wprowadzonej do tekstu po złożeniu podpisu. W takim przypadku złożony podpis powinien zostać rozpoznany jako nieważny (invalid). Kiedy zatem zawieramy umowę o istotnym znaczeniu lub chcemy mieć przekonanie, że osoba której dane widnieją w podpisie rzeczywiście taki podpis złożyła, powinniśmy skorzystać z podpisu typu AES lub QES, o którym mowa poniżej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) jako jedyny z podpisów elektronicznych jest równorzędny podpisowi własnoręcznemu. Kwalifikowany podpis elektroniczny daje największą pewność, że osoba składająca podpis rzeczywiście go złożyła. Mając na uwadze umiarkowane koszty zakupu podpisu typu QES zaczynające się od ok. 150 PLN/rok, cieszą się one w obrocie coraz większą popularnością.
Ponadto, do niedawna podpisywanie dokumentów z QES było związane z koniecznością posiadania przy sobie zewnętrznego nośnika fizycznego, np. USB, na którym znajdował się certyfikat podpisu kwalifikowanego. Dziś dostępne są na rynku rozwiązania, które są w pełni zdalne.
***
Przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka, lecz aktualnie lwia część umów B2B może być bez przeszkód zawierana z wykorzystaniem podpisów elektronicznych. Istotne jest jednak wybranie do tego celu odpowiedniego podpisu – adekwatnego do ryzyka i „wagi” umowy dla naszej działalności.