Projekt „tarczy antykryzysowej” zakłada ułatwienie udziału wspólnika w zgromadzeniu wspólników z wykorzystaniem Internetu. Główna bolączka regulacji dotyczących e-zgromadzeń spółek z o.o. wciąż jednak pozostała. Są szanse, że e-zgromadzenia wspólników będą zatem istniały tylko teoretycznie.
Zmiana, która niewiele zmienia
Zgodnie z projektem, to zarząd zdecyduje o tym, czy udział w zgromadzeniu wspólników przez Internet będzie możliwy. Nie trzeba będzie zatem zmieniać umowy spółki, aby umożliwić wspólnikowi zdalny udział. Jednak zarząd nie powinien podejmować decyzji o umożliwieniu udziału wspólnika przez np. MS Teams lub Slack’a bez wcześniejszej analizy uchwał, które mają zostać podjęte podczas takiego zgromadzenia.
Brak zmiany tam, gdzie zmiana być powinna
Wspólnicy mogą głosować nad różnymi uchwałami podczas zgromadzeń. W przypadku zwyczajnych zgromadzeń, wspólnicy głosują w kilku sprawach, w tym m.in. udzielenia absolutorium członkom zarządu. Udział zdalny wspólnika zakłada, że wspólnik może głosować w sprawie takiej uchwały.
Problem w tym, że taka uchwała, jak wszystkie dotyczące spraw osobowych, musi zostać podjęta w głosowaniu tajnym. Głos wspólnika głosującego zdalnie powinien być anonimowy, tak aby nikt nie wiedział, czy głosował „za”, „przeciw”, czy „wstrzymał się”. Skype albo MS Teams ze standardowymi funkcjonalnościami nie zapewnią tajności głosowania. Głosowanie korespondencyjne, możliwe dla wspólnika uczestniczącego zdalnie przed odbyciem się zgromadzenia, także nie zapewni anonimowości głosującemu. Natomiast jawność głosowania w sprawach osobowych może prowadzić do stwierdzenia nieważności takiej uchwały. Ryzyko jest zatem niepomijalne.
Aktualnie nie ma na polskim rynku aplikacji dla spółek z o.o., która jest bezpieczna, zapewnia tajność głosowania uczestników i jest dostępna za niewygórowaną opłatą. Warto jednocześnie zwrócić uwagę, że dla spółek akcyjnych (emitentów) KDPW uruchomił aplikację eVoting opartą o blockchain, która umożliwia tajne głosowanie. Więcej o aplikacji eVoting można przeczytać tutaj: www. mojeglosowanie.pl/evotinglogin/helpinvestor.html oraz https://www.linkedin.com/pulse/ walne-zgromadzenia-w-modelu-evoting-czyli-na-part-1-wawrzyniak/, gdzie dyrektor IT w KDPW opisuje jak zorganizować walne zgromadzenie akcjonariuszy w aplikacji eVoting.
Kiedy warto zorganizować e-zgromadzenie?
Nie wszystkie istotne uchwały dla spółki z o.o. muszą być podejmowane w głosowaniu tajnym. Wspólnicy głosują w sposób jawny podczas nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, np. w sprawie wyrażenia zgody na sprzedaż nieruchomości. Dlatego spółka powinna rozważyć umożliwienie zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników w przypadku organizowania nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników. E-zgromadzenie może w takim wypadku (1) przyspieszyć podjęcie decyzji oraz (2) zapewnić udział w zgromadzeniu większemu gronu wspólników.
Dla organizacji e-zgromadzenia nie wystarczy jednak uruchomienie MS Teams albo Slack’a w uzgodnionym przez wspólników terminie. Spółka musi spełnić wymogi formalne związane z organizacją e-zgromadzenia. „Tarcza antykryzysowa” przewiduje, że spółki będą musiały m.in. przygotować i uchwalić regulamin udziału w e-zgromadzeniu wspólników.
Co istotne, projektowane zmiany będą obowiązywać także po zakończeniu stanu nadzwyczajnego epidemii.