Korespondencja e-mail jest jednym z podstawowych kanałów komunikacyjnych. W przypadku spółki z o.o. korzystają z niej pracownicy, kadra zarządzająca, członkowie rady nadzorczej, osoby samozatrudnione. Kto komu – nie tylko bez skrępowania ale i zgodnie z prawem – może kontrolować zawartość skrzynki e-mail?
Kontrola korespondencji e-mail przez spółkę
Od maja 2018 r. istnieje wprost możliwość stosowania przez pracodawcę „monitoringu poczty elektronicznej” rozumianego jako kontrola poczty elektronicznej pracowników. O stosowaniu takiej kontroli pracownik powinien być uprzednio poinformowany. Korzystanie z prawa kontroli nie może jednak prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji pracownika. Tym samym przy podejmowaniu pracy pracodawca powinien najpierw określić czy zezwala na wykorzystywanie poczty e-mail w innych celach niż zawodowe.
Brak określenia zasad korzystania ze służbowej skrzynki e-mail nie powoduje, że pracodawca może weryfikować treść każdej wiadomości e-mail znajdującej się w skrzynce pracownika. Jeżeli dana wiadomość okazałaby się wiadomością stricte prywatną, spółka jest narażona na odpowiedzialność cywilnoprawną. W dobie technologii nie jest aktualnie problemem zweryfikowanie czy nasza korespondencja e-mail została odczytana przez osobę trzecią (https://www.spidersweb.pl/2014/02/streak-opinie.html):
Streak poinformuje nie tylko o otwarciu wiadomości, ale także o tym ile razy została otwarta w jakich dniach oraz… gdzie znajdował się odbierający i na jakim urządzeniu wiadomość została odczytana.
Zarząd spółki może także weryfikować firmowe skrzynki e-mail osób samozatrudnionych w zakresie korespondencji zawodowej, o ile strony w umowie o świadczenie usług nie określiły odmiennie sposobu sprawowania kontroli nad korespondencją samozatrudnionego. Spółka, za którą działa zarząd, nie może jednak kontrolować wiadomości e-mail członków rady nadzorczej, o ile rada została w spółce ustanowiona.
Kontrola poczty e-mail przez wspólników spółki
Kompetencję do weryfikacji firmowych skrzynek e-mail posiadają także wspólnicy spółki. Ich uprawnienie obejmuje kontrolę skrzynek e-mail pracowników, członków zarządu, rady nadzorczej oraz osób samozatrudnionych w spółce. Kontrola korespondencji e-mail członków rady nadzorczej przysługuje wspólnikom o ile wspólnik nie pełni jednocześnie funkcji w zarządzie spółki.
W przypadku ustanowienia przez wspólnika spółki zastawu, użytkowania albo dzierżawy na udziałach w spółce, osoby uprawnione z tych praw nie są upoważnione do samodzielnego wykonywania kontroli korespondencji (podobnie jak w przypadku spółki GmbH w Niemczech).
Za dopuszczalne uważam przeglądanie samodzielnie dokumentacji spółki, w tym korespondencji e-mail, przez pełnomocnika wspólnika. Takim pełnomocnikiem mogą być w szczególności osoby uprawnione z wyżej wskazanych praw. Możliwość weryfikowania dokumentów przez pełnomocnika odgrywa praktycznie doniosłą rolę w przypadku prowadzenie due diligence spółki. W praktyce uprawnienie wspólników powinno być wykonywane przez skierowanie do zarządu prośby o dopuszczenie wglądu do firmowej korespondencji e-mail.
Kontrola korespondencji przez radę nadzorczą
Jeżeli w spółce z o.o. funkcjonuje rada nadzorcza, również rada nadzorcza może weryfikować korespondencję w firmowej skrzynce e-mail. Uprawnienie to obejmuje treść firmowej korespondencji e-mail członków zarządu, pracowników oraz osób współpracujących ze spółką na zasadzie samozatrudnienia. Takie uprawnienie kontrolne może być realizowane przez członków rady nadzorczej bezpośrednio od osób korzystających z firmowej skrzynki.