W obrocie między spółkami, w szczególności z różnych państw, reprezentacja zagranicznej spółki to istotna kwestia. To zasady reprezentacji określają, kto może działać w imieniu albo za daną spółkę. W szczególności ma to znaczenie w przypadku zawierania umów z kontrahentami zagranicznymi. Jak zatem oceniać i sprawdzać zasady reprezentacji danej spółki? Czy prawo wybrane dla umowy jest kluczowe dla oceny możliwości reprezentowania spółki przez konkretne osoby?
Reprezentacja zagranicznej spółki – prawo właściwe
Po pierwsze, wiele kwestii związanych z międzynarodowymi umowami (czyli takimi, które zawierają „zagraniczne” elementy) zostało uregulowane w rozporządzeniu unijnym Rzym I. Kwestie dotyczące reprezentacji spółek zostały jednak wprost wyłączone z zakresu ww. rozporządzenia. W związku z tym odpowiedź na pytanie w jaki sposób ustalać i oceniać zasady reprezentowania spółek określają prawa poszczególnych państw.
I tak, zasadą w wielu porządkach prawnych jest to, że kwestie spółkowe podlegają prawu państwa, w którym ta spółka ma siedzibę. Tak jest też w Polsce – sprawa reprezentacji lub też skutków naruszenia zasad reprezentacji powinna być oceniana zgodnie z prawem państwa, w którym spółka ma siedzibę. Dla uproszczenia można przyjąć, że te zasady dotyczą spółek handlowych.
Podobnie sytuacja wygląda według prawa niemieckiego – to prawo państwa, w którym spółka ma siedzibę (pomijam tutaj szczególnie niemieckie rozważania nt. teorii siedziby oraz teorii założenia spółki – Sitztheorie oraz Gründungstheorie) określa w jaki sposób spółka „powstaje, żyje i odchodzi”. Obejmuje to również zasady reprezentacji spółki niemieckiej. Oznacza to jednocześnie, że prawo właściwe dla umowy nie określa zasad reprezentowania spółek, które tę umowę zawierają.
Gdy reprezentacja zagranicznej spółki nie jest znana – mechanizmy ochronne
W rezultacie ocena, czy dana osoba może reprezentować spółkę przy zawieraniu umowy określona jest w prawie właściwym dla danej spółki. W tym kontekście warto wskazać, że wiele zachodnich porządków prawnych stosuje mechanizmy ochronne dla drugiej strony umowy, która działa w zaufaniu do partnera handlowego. Oznacza to, że wiele „kultur prawnych” innych niż polskie nie przewiduje tak drobiazgowej/skrupulatnej weryfikacji uprawnień do reprezentacji, jak ma to miejsce w Polsce. Wynika to właśnie ze wspomnianych mechanizmów ochronnych, które funkcjonują np. w prawie niemieckim (Anscheinsvollmacht) oraz w prawie Anglii i Walii. Dzięki tym mechanizmom ważność/skuteczność umowy zawartej przez daną osobę w imieniu (np. pełnomocnik) albo za spółkę (zarząd) nie jest według praw państw zachodnich często kwestionowana. Innymi słowy – strony często w takich przypadkach działają w zaufaniu do siebie, że osoba X może reprezentować spółkę. A to zaufanie jest zabezpieczone odpowiednimi mechanizmami prawnymi.
Podsumowanie
W obrocie między spółkami z państw zachodnich nie obowiązuje „KRS-oza”, w szczególności nie tak intensywna jak do niedawna w Polsce (załączniki do umowy z odpisem pełnym KRS!). Wynika to z tego, że prawa innych państw przewidują ochronę dla kontrahentów działających w zaufaniu do partnera biznesowego, niezależnie przez kogo reprezentowanego. Tym samym wymaganie od zagranicznych partnerów odpisów z rejestrów handlowych może być dla nich często zaskakujące. Jednocześnie w wielu przypadkach kontrahent zawierający umowę z zagraniczną spółką, pomimo braku dokładnych informacji o zasadach reprezentacji kontrahenta, może opierać się na mechanizmach prawnych przyznających mu ochronę.
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal