Kiedy w 2018 r. z ramienia Centrum im. Adama Smitha wraz z (w szczególności) Andrzejem Sadowskim oraz Piotrem Sekulskim projektowaliśmy zmiany do Kodeksu spółek handlowych dotyczące zgromadzeń wspólników spodziewaliśmy się, że zmiany w tym zakresie będą bardzo pożądane. Potem nadszedł marzec 2020 r. i pandemia pokazała, że cyfryzacja prawa spółek jest bardziej potrzebna, niż się tego spodziewaliśmy.:-) Choć przepisy dotyczące e-zgromadzeń wspólników mają 4 lata, już raz uległy zmianie. Tocząca się przez lata dyskusja, czy możliwe są wirtualne zgromadzenia wspólników w końcu jednak znalazła swój finał, co znalazło swoje odzwierciedlenie w Kodeksie spółek handlowych. Jakie są zatem aktualnie możliwości zorganizowania zdalnego zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.?
Zdalne zgromadzenie wspólników – ale nie w pełni zdalne
Po pierwsze, obowiązujące regulacje nie zwalniają spółek z o.o. z konieczności określenia miejsca, w którym fizycznie przebywa prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem. Tym miejscem powinna być siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium Polski wskazane w umowie spółki bądź ustalone przez wszystkich wspólników, którzy wyrazili na to zgodę na piśmie. Tym samym wykluczona jest możliwość odbywania się zgromadzenia spółki z o.o. w całości online.
Kto decyduje o tym, że odbywa się zdalne zgromadzenie wspólników
Możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wynika aktualnie z mocy prawa. Nie jest w tym zakresie potrzebne dodatkowe postanowienie umowy spółki, aby zdalne zgromadzenie wspólników było dopuszczalne. Niemniej, o umożliwieniu zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników każdorazowo postanawia zwołujący to zgromadzenie (najczęściej jest to zarząd). To od jego decyzji zależy więc, czy zdalny udział w konkretnym, zwoływanym zgromadzeniu wspólników będzie możliwy.
Dodatkowo, zwołując zdalne zgromadzenie wspólników, w zawiadomieniu o ZW należy zamieścić informację o sposobie uczestniczenia, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesieniu sprzeciwu od podjętych tam uchwał.
Zdalny udział w zgromadzeniu wspólników
W przypadku spółki z o.o. katalog możliwych sposobów zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników należy uznać za otwarty. Z pewnością zdalny udział może obejmować:
- transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym, czyli możliwość śledzenia co się dzieje w „fizycznym” miejscu odbywania ZW;
- komunikowanie się z innymi uczestnikami zgromadzenia wspólników, np. w formie telekonferencji;
- wykonywanie prawa głosu (e-voting).
Warto zwrócić uwagę, że po dziś wyzwaniem technicznym jest zapewnienia tajności głosowania, gdy wymaga tego ustawa (np. sprawy osobowe).
Zdalne zgromadzenie wspólników – wymogi techniczne
Kodeks spółek handlowych wymaga również, aby wspólnicy (jeżeli w spółce nie ma rady nadzorczej) określili zasady zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników. Określenie tych zasad powinno nastąpić w regulaminie. Tym samym dopóki w spółce nie zostanie przyjęty stosowny regulamin nie jest możliwe odbywanie się zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie musi zostać przyjęty na zgromadzeniu wspólników – uchwała w tym zakresie może być podjęta przez wspólników działających poza tym zgromadzeniem. Wynika to bezpośrednio z art. 227 § 2 k.s.h.
Podsumowanie
Zdalne zgromadzenie wspólników jest stosunkowo łatwe do zwołania. Wyzwania mogą jednak w szczególności wystąpić na etapie jego przeprowadzania, np. w przypadku konieczności zorganizowania głosowania tajnego lub chęci zaskarżenia uchwał. Tak czy inaczej – zdalne zgromadzenie wspólników jest pełnoprawnym ZW, na którym wspólnicy mają swoje kodeksowe prawa.
W przypadku pytań lub wątpliwości – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal