Pod koniec maja 2023 r. Minister Cyfryzacji ogłosił, że 10 grudnia 2023 roku zostaną wdrożone rozwiązania techniczne, które umożliwią doręczenia elektroniczne (e-doręczenia). E-doręczenia mają umożliwić cyfrowe nadawanie i odbieranie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru. W związku z tym już wkrótce wszystkie nowo zakładane spółki będą musiały mieć adres do e-doręczeń. Również istniejące spółki muszą do końca okresu przejściowego posiadać adres do doręczeń elektronicznych.
Doręczenia elektroniczne dla spółek – założenia
E-doręczenia to usługa, która umożliwi wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, z efektem równoważnym do listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza rejestrowane doręczenia elektroniczne (e-doręczenia). Pojęcie rejestrowanych doręczeń elektronicznych wynika z rozporządzenia eIDAS. Rejestrowane doręczenie elektroniczne jest jedną z usług zaufania zgodnie z eIDAS. Według rozporządzenia UE jest to:
usługa umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniająca dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany
Usługę e-doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania: Poczta Polska S.A. jako dostawca wyznaczony (publiczny) oraz komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Obecnie trzy podmioty są wpisane do rejestru w zakresie obsługi e-doręczeń.
Wpis adresu do doręczeń dla spółek
Każdy podmiot wpisany KRS albo do CEIDG jest zobowiązany do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE). Baza adresów elektronicznych to publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Cyfryzacji, w którym znajdują się adresy do e-doręczeń podmiotów publicznych, obywateli i przedsiębiorców. Wpisanie adresu do BAE oznacza, że urzędy korzystające z e-doręczeń będą przesyłały korespondencję do danego podmiotu wyłącznie elektronicznie. W przypadku chęci posiadania adresu u publicznego dostawcy (Poczta Polska), wpis do BAE nastąpi automatycznie. Nie ma w takiej sytuacji potrzeby składania wniosku o wpis do BAE. Inaczej jest w przypadku adresu założonego u niepublicznego dostawcy – aby został dodany do BAE, konieczny jest wniosek o wpis. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. W związku z tym m.in. w postępowaniach administracyjnych oraz cywilnych korespondencja wobec podmiotów wpisanych do bazy adresów elektronicznych będzie prowadzona w formie cyfrowej. W przypadku tych drugich, jest to jednak dość odległa przyszłość.
Terminy dla spółek
Spółka kapitałowa, która zostanie wpisana do KRS po 10 grudnia 2023 roku, będzie zakładać skrzynkę do e-doręczeń podczas rejestracji w KRS. Termin ten wynika z komunikatu Ministra Cyfryzacji (https://dziennikustaw.gov.pl/D2023000107701.pdf). Możliwość zakładania skrzynek przy rejestracji spółek będzie dostępna poprzez serwis Ministerstwa Sprawiedliwości.
Z drugiej strony, spółki zarejestrowane przed tą datą muszą złożyć wniosek o założenie skrzynki do e-doręczeń w ciągu kolejnych trzech miesięcy, do 10 marca 2024 roku.
Podsumowanie
Doręczenia elektroniczne dla spółek mogą stanowić istotną zmianę w obrocie. Doręczenia elektroniczne powinny przede wszystkim zmniejszyć koszty transakcyjne związane m.in. z przygotowywaniem, nadawaniem i odbieraniem korespondencji. Wydaje się, że najbardziej oczekiwana zmiana dotyczy składania pism do sądów (cywilnych) w postaci elektronicznej. Wydaje się jednak, że to nie nastąpi szybko. Sądy muszą zacząć stosować przepisy ustawy dotyczące doręczania korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od 1 października 2029 roku. W związku z tym praktyczne zastosowanie e-doręczeń w najbliższej przyszłości może dotyczyć korespondencji między podmiotami prywatnymi (wpisanymi do KRS/CEIDG) oraz korespondencji z organami administracji.
W przypadku pytań – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal