Od prawie dwóch lat dokumenty do KRS należy zgłaszać elektronicznie, przy czym zdecydowaną większość przez system PRS. Tylko niektóre dokumenty należy zgłaszać przez system eKRS – do repozytorium dokumentów finansowych (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/). Żeby cyfrowa rzeczywistość była jeszcze bardziej skomplikowana, w przypadku spółek założonych w trybie S24, możliwe jest podejmowanie niektórych działań przez portal S24.
W trakcie likwidacji spółki z o.o. konieczne jest przygotowanie co najmniej kilku dokumentów finansowych, w tym sprawozdań finansowych. Część z nich nie tylko należy zgłosić przez Internet, ale również trzeba sporządzić w postaci elektronicznej – np. roczne sprawozdania finansowe. W związku z tym pojawia się praktyczne pytanie – które z nich należy zgłosić przez PRS, a które do repozytorium dokumentów finansowych (RDF)?
Likwidacja spółki z o.o. – dokumenty finansowe
Do repozytorium dokumentów finansowych należy składać dokumenty o których mowa w art. 69 ustawy o rachunkowości. Do nich należy zaliczyć przede wszystkim przywołane wcześniej roczne sprawozdania.
W trakcie likwidacji spółka z o.o. musi po pierwsze przygotować sprawozdanie finansowe na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki w stan likwidacji (dzień otwarcia likwidacji). Takie sprawozdanie należy przygotować w postaci elektronicznej. Stanowi ono dokument wewnętrzny, jednak w praktyce cżesto jest zgłaszane do KRS przez PRS wraz ze zgłoszeniem otwarcia likwidacji.
Likwidacja spółki z o.o. oznacza też, że konieczne jest sporządzenie bilansu otwarcia likwidacji. Bilans ten sporządza się na dzień rozpoczęcia likwidacji. Bilans otwarcia likwidacji ma charakter dokumentu wewnętrznego i nie ma potrzeby zgłaszania go do KRS.
Spółka z o.o. w likwidacji musi przygotowywać także sprawozdanie finansowe w związku z zamknięciem roku obrotowego. Takie sprawozdanie sporządzane jest na podobnych zasadach jak standardowe, roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o. Oznacza to, że spółka powinna złożyć takie sprawozdanie do repozytorium dokumentów finansowych. Warto w tym kontekście pamiętać również o przygotowaniu sprawozdania z działalności likwidatorów.
Zanim likwidacja spółki z o.o. zakończy się, konieczne jest sporządzenie sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający podział pozostałego majątku w spółce między wspólników. To sprawozdanie pozwala m.in. na ustalenie, czy likwidacja spółki przebiegła prawidłowo. Spółka z o.o. powinna złożyć to sprawozdanie wraz z wnioskiem o wykreślenie przez system PRS.
Likwidacja spółki z o.o. wymaga także, aby sporządzić sprawozdanie finansowe się na dzień zakończenia likwidacji. Oznacza to, że takie sprawozdanie powinno zostać przygotowane po podziale pozostałego majątku spółki między wspólników. Sprawozdanie to stanowi dokument wewnętrzny i nie ma konieczności zgłaszania go do KRS. Niemniej, w praktyce to sprawozdanie jest często dołączane do wniosku o wykreślenie spółki z KRS.
Podsumowanie
Jak widać, likwidacja spółki z o.o. wymaga przygotowania kilku istotnych dokumentów finansowych. Wymóg ich przygotowania wynika z ustawy o rachunkowości oraz kodeksu spółek handlowych. W przypadku większości z nich istotne jest ustalenie, czy należy zgłosić te dokumenty przez PRS czy do RDF. Ostatecznie warto zwrócić uwagę, że niezależnie od tego, czy spółka została założona przez S24 czy nie, wniosek o wykreślenie spółki składa się obecnie przez PRS – w portalu S24 nie przewidziano wniosku o wykreślenie spółki.
W przypadku pytań – zachęcam do kontaktu: kontakt@mijal.legal