Gdy w zarządzie spółki jest kilka osób, obowiązek podpisania sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności może powodować problemy organizacyjne i techniczne. Taka sytuacja może wystąpić w szczególności, gdy w zarządzie są osoby spoza Polski, które nie posiadają podpisu zaufanego (ePUAP). Zmiana ustawy o rachunkowości ułatwia spełnienie obowiązku podpisania i złożenia ww. sprawozdań.
Dotychczasowe zasady podpisywania sprawozdań
Zgodnie z dotychczasowymi przepisami sprawozdania musiały być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Sprawozdania powinny zostać podpisane przez:
- w przypadku spółki jawnej – wspólników prowadzących sprawy spółki,
- w przypadku spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
- w przypadku spółek kapitałowych (spółka z o.o., spółka akcyjna, PSA) – wszystkich członków zarządu spółki.
Dodatkowo, w przypadku sprawozdania finansowego, musi ono dodatkowo zostać podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki.
Podpisywanie sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności według nowych zasad
Nowelizacja ustawy o rachunkowości przewiduje ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań spółek kapitałowych, tj. spółek z o.o., spółek akcyjnych oraz prostych spółek akcyjnych. Zgodnie z nowymi przepisami, sprawozdanie może zostać podpisane przez tylko jednego członka zarządu, jeżeli pozostałe osoby wchodzące w skład zarządu złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.
Wskazane oświadczenia sporządza się:
- w postaci elektronicznej oraz podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo
- w postaci papierowej oraz składa się pod nimi własnoręczny podpis.
W przypadku złożenia oświadczeń przez członków zarządu w postaci papierowej, osoba podpisująca sprawozdanie finansowe składane do Repozytorium Dokumentów Finansowych zapewnia sporządzenie elektronicznej kopii ww. oświadczeń (skanów). W świetle uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej ustawę o rachunkowości, elektroniczna kopia powinna zostać następnie podpisana przez osobę zgłaszającą dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Praktyczne informacje jak złożyć ww. oświadczenia do Repozytorium Dokumentów Finansowych będą znane prawdopodobnie po 1 czerwca 2022 r. Od wskazanej daty będzie bowiem możliwe złożenie dokumentów. Dotyczy to zarówno oświadczeń w postaci elektronicznej, jak i elektronicznych kopii oświadczeń w postaci papierowej.
W przypadku pytań – piotr.mijal@smith.pl