Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która 6 sierpnia 2019 r. została podpisana przez Prezydenta RP, umożliwi organizowanie e-zgromadzeń wspólników w spółkach z o.o. Ustawa nie uprawnia jednak do przeprowadzenia w pełni elektronicznego zgromadzenia wspólników. Nadal bowiem zgromadzenie wspólników będzie musiało odbywać się w konkretnym miejscu na terytorium RP. To oznacza, że wyłącznie niektórzy ze wspólników będą mieć możliwość zdalnego uczestniczenia w fizycznie odbywającym się zgromadzeniu wspólników.
Warunki organizacji e-zgromadzenia wspólników
Warunkiem uczestnictwa wspólnika w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. w sposób zdalny będzie wprowadzenie do umowy spółki odpowiedniego postanowienia. W przypadku spółek już istniejących oznacza to konieczność zmiany umowy spółki, natomiast w przypadku spółek z o.o. zakładanych w najbliższym czasie – zawarcie umowy spółki przed notariuszem. Aktualnie bowiem formularz „spółki S24” nie zawiera możliwości wprowadzenia do umowy postanowienia dotyczącego e-zgromadzenia wspólników.
Należy zwrócić uwagę, iż nowelizacja nie wskazuje w jaki sposób wspólnik dowie się w jaki konkretnie sposób ma możliwość zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników. Należy stwierdzić, że podobnie jak w przypadku ogłoszenia o organizacji walnego zgromadzenia akcjonariuszy publicznej spółki akcyjnej (art. 4022 k.s.h.), wspólnicy spółki z o.o. powinni dowiedzieć się o możliwości i sposobie zdalnego uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników z zaproszenia na takie zgromadzenie.
Protokołowanie e-zgromadzeń wspólników
Co istotne, e-zgromadzenia wspólników będą zasadniczo protokołowane w ten sam sposób co zwykłe zgromadzenia wspólników. To oznacza, że uchwały podjęte przez takie zgromadzenie muszą być podpisane przynajmniej przez przewodniczącego i protokolanta. Zwrócić należy jednak uwagę, że do protokołu e-zgromadzenia należy dołączyć listę wspólników głosujących zdalnie, jednak podpisy tych osób pod listą obecności nie są wymagane.
Brak obowiązku uzyskania podpisów wspólników uczestniczących zdalnie w zgromadzeniu wspólników może narażać na ryzyko bezpieczeństwo obrotu. Co prawda w przypadku WZA akcjonariusze uczestniczący zdalnie także nie podpisują listy obecności, jednak w takim przypadku to notariusz sporządza protokół WZA zapewniając tym samym jego rzetelność. W przypadku spółek z o.o. protokolantem zgromadzenia wspólników nie tylko nie musi być notariusz, lecz może nim być także osoba spoza spółki.
Podsumowanie
Nowelizacja k.s.h. umożliwia wspólnikom wprowadzenie do umowy spółki postanowienia dopuszczającego zdalne uczestnictwo w zgromadzeniu wspólników. Zarząd spółki nie będzie mógł jednak zrezygnować z „fizycznej” organizacji zgromadzenia wspólników w konkretnym miejscu w Polsce. Niemniej to, czy wspólnicy będą mieć realną możliwość uczestniczenia w zgromadzeniach wspólników w sposób zdalny będzie zależeć od zarządu. To bowiem zarząd w zaproszeniu za zgromadzenie wspólników powinien wskazać w jakiej konkretnie formie wspólnik może w nim uczestniczyć zdalnie (np. za pomocą Skype for Business).
Aktualizacja ws. e-zgromadzeń wspólników: https://www.spolkawsieci.pl/2020/03/30/prostsze-e-zgromadzenia/