Składanie sprawozdań do KRS przez Internet? Czeka nas nowelizacja!

Coroczny rytuał przygotowywania stosu dokumentów do sądu rejestrowego związany ze składaniem sprawozdań do KRS odejdzie do przeszłości. Nowelizacja ustawy o rachunkowości oraz ustawy o KRS przewidująca sporządzanie jak i składanie sprawozdań w formie elektronicznej została 12.02.2018 r. podpisana przez Prezydenta. Co oznaczają te zmiany dla zwykłej spółki z o.o.?

Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności

Do końca września 2018 r. obowiązywać będzie okres przejściowy. Dla sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności oznacza to, że nadal należy je przygotować w wersji papierowej. Częściowa digitalizacja polega na tym, że przedsiębiorcy będą musieli zeskanować przygotowane sprawozdania, wprowadzić je do nowego portalu udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości a następnie podpisać potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Od października 2018 r. obydwa sprawozdania należy już w całości sporządzić w postaci elektronicznej oraz podpisać potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W jakim formacie trzeba przygotować pliki (np. .xml albo .xbrl)? To dopiero się okaże, a MS udostępni informację w BIP. Format pliku nie powinien jednak spędzać snu z powiek przedsiębiorcom.

Co z uchwałami o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku?

Przedsiębiorcy musieli dotychczas także składać do KRS postanowienie albo uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwałę o podziale zysku (w oryginale albo urzędowo poświadczonej kopii). Wskazane dokumenty również dotknęła cyfryzacja. Do września 2018 r. wymienione uchwały należy samodzielnie zeskanować i wprowadzić do portalu. Czy to oznacza, że od października 2018 r. czeka spółki jednoczesne przygotowywanie uchwał w wersji papierowej (ze względu na przepisy k.s.h.) oraz w wersji elektronicznej? Nie – załączenie (wprowadzenie) do formularza internetowego skanów wskazanych dokumentów ma stanowić od października 2018 r. ich elektroniczne poświadczenie. W rezultacie w ten sposób spełnimy wymagania ustawy odnośnie do formy dokumentów przyjmowanych przez KRS.

Dokumenty mam już gotowe, ale jak to zgłosić do KRS?

Zgłoszenie sprawozdań finansowych do KRS następować będzie przez portal internetowy udostępniony przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Uzyskanie dostępu do niego będzie wymagało uprzedniego założenia konta. Pomimo tego, że nowy portal będzie odrębny od portalu S-24, Ministerstwo Sprawiedliwości potwierdziło, że będzie możliwość logowania do nowego portalu z konta założonego wcześniej w S-24.

Etapy nowelizacji

Do września 2018 r. przedsiębiorcy w celu ujawnienia w KRS m.in. informacji o sprawozdaniu finansowym będą musieli skanować dokumenty przygotowane w wersji papierowej i wprowadzić je do nowego portalu. Od października 2018 r. natomiast sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności będzie sporządzane w wersji pierwotnie elektronicznej, tj. nie będzie możliwości wprowadzenia do portalu zeskanowanych wersji papierowych tych dokumentów. Jednocześnie – podobnie jak w okresie do września 2018 r. – trzeba będzie skanować uchwały: o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i o podziale zysku albo pokryciu straty a następnie wprowadzić je do portalu. 

Czy to oznacza, że coroczna sprawozdawczość spółek będzie prostsza i szybsza? Wiele na to wskazuje, choć sporo będzie zależeć od intuicyjności i stabilności portalu, który zostanie udostępniony przez MS.